mrsbです。
英語の電話対応って緊張しますよね。
メールのように単語の意味を調べる暇も返答を考えている暇もないですし、直接話すときのように口の動きも見えないので、聞き取るのも完全に耳だけが頼りです。
私も仕事を始めた当初は、
海外から電話がかかってきませんように！
と祈っていました。笑
普段のカジュアルな会話とは違って、丁寧でフォーマルな対応が求められるビジネスの電話対応。
基本的な流れや、よく使う例文をご紹介したいと思います。
英語の電話を受ける
Hello, this is XX. How can I help you?/May I help you?
(もしもし。こちらはXX（会社名）です。ご用件をお伺いします。)
英語の電話がかかってきたらこれが鉄板フレーズ。
これを言っておけば間違いないでしょう。
ちなみに、ビジネスの相手だった場合の「お世話になっております」にあたる英語はありません。
そのまま本題に突入です。
また、相手が社内関係者であれば「お疲れ様です」なんかも使うのですが、これまた英語にはないフレーズですのでスキップ。
「お疲れ様です」の代わりは「How are you?/How is everything?」でしょうか。
相手はどこの誰だか確認する
Who am I speaking to?
(どちら様でしょうか。)
May I have your name please?
(お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。)
May I have your company name please?
(会社名をお伺いできますか。)
「○○さんに代わってください」と言われたら、はいはい！とすぐ代わってしまいたくなるのですが、相手が名乗っていない場合は、落ち着いて相手はどこの誰なのか聞いてみましょう。
電話が聞きづらい時
I’m sorry, I can’t hear you very well.
(お電話が遠いようなのですが。)
Could you speak up, please?
(もう少し大きな声で話してもらえますか。)
I have a bad reception.
(電波が悪いです。)
Excuse me?/Sorry?
(（聞き取れなかった時に）もう一度お願いします。)
Sorry, I didn’t catch what you said. Could you say that again?
(すみませんが、聞き取れませんでした。もう一度お願いできますか。)
Could you speak a little more slowly, please?
(もう少しゆっくり話してもらえますか？)
海外からの電話は電波が悪いのかガサガサしていて聞き取りにくかったり、日本人だろうが何だろうが超早口で一方的に喋ってきたりするので、遠慮せず聞き取りにくいことを伝えましょう。
「Excuse me?/Sorry?」の最後のイントネーションは上げるように。
学校では「もう一度言ってください」を「Pardon?」と習ったのですが、正直今まで一度も使ったことはありません。笑
ネイティブが使っているのも聞きません。
個人的なイメージでは「Pardon?」は少し丁寧過ぎるというか、一般的ではない気がします。
間違いではないと思うのですが。
保留してつなぐ
Just a moment, please./Hold on, please.
(少々お待ちください。)
Let me put you through.
(おつなぎします。)
I’ll transfer you to the department in charge/the person in charge.
(担当部署/担当者につなぎます。)
「Hold on」は「電話を切らずに待つ」という意味ですが、電話以外の場面でも「待って！」という時によく使います。
「つかまって！」という時にも使えるフレーズです。
「put you through」で「電話をつなぐ」という意味で、「～in charge」で「担当の～」です。
担当者が不在の場合
I’m afraid, but he/she is out of office. Would you like to leave a message?
(あいにく外出しております。ご伝言を承りましょうか？)
Shall I have him/her call you back?
(折り返し電話させましょうか？)
He/She will be back at 3pm.
(3時に戻ります。)
I’ll tell him/her you called.
(お電話が頂いたこと申し伝えます。)
＜不在の理由リスト＞
is out of office: 外出中
is on a business trip: 出張中
is on another line:ほかの電話に対応中
is in a meeting. 会議中
is not available: 取り込み中
is off today/ is taking a day off: 休み
is not at his desk.:席を外している。
もうどうしても対応できない！困ったとき
相手が何言ってるか全然わからない・・・という時は、
I’ll get an English speaker. Just a moment, please.
(英語が話せる者を呼んできます。少々お待ちください。)
と言って誰かにお任せしてもいいかもしれません。
電話では相手が見えないので、ジェスチャーで何とかしのぐ！ということもできません。
相手もあなたの声だけが頼りですので、自信なさげにボソボソつぶやくのではなく、ゆっくりハッキリ大きな声で話して言いたいことをしっかり伝えてみましょう。
何度か対応してしまえば英語の電話も怖くなくなるはずです！
(written by mrsb)
